La organización de una feria no es tarea demasiado complicada si sigues todos los puntos que te dictamos en este artículo, (pssst, te chivamos todas las claves para que tu feria sea la más exitosa de todos los tiempos)
Aunque participar en una feria supone destinar una cantidad de capital, también es una buenísima estrategia que hará que tu empresa consiga grandes beneficios, como captar nuevos clientes, hacer nuevos negocios y contactos, crear acuerdos estratégicos, conocer a la competencia… ¡y sea cual sea tu sector! porque sí, existen ferias para todos: automovilística, bodas, alimentación, libros, ganadería, tecnología…
Hay varios elementos que se han de tener en cuenta para la organización de la misma, como elegir el lugar, la fecha, la temática, los patrocinadores… ¡pero no te preocupes! porque gracias a nuestra experiencia en planificación, ahora mismo te decimos todos los pasos a tener en cuenta para que tu feria… ¡salga redonda!
Para la organización de tu feria, sigue estos tres pasos:
Que además no son nada complicados, ya que se dividen en fases: antes de la feria, durante la feria, y después de esta.
1. Antes de la feria
Para empezar a planificarla, se ha de comenzar con tiempo, aproximadamente sobre unos 6 meses antes, y lo primero que se ha de hacer es:
Realizar un plan de márketing
En el que se analice la situación, es decir: llevar a cabo un análisis DAFO: debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades, así como el contexto en el que se organiza la feria.
Identificar al público objetivo: cuál es el perfil de la empresa participante, los productos y servicios que se presentarán en la feria, etc. Y la conceptualización, donde se describa la feria, los atractivos principales…
También se han de exponer los objetivos que se desean lograr, tanto comerciales como de márketing, donde se fije la facturación esperada, las acciones para lograr los objetivos, elementos que pueden afectar al cumplimiento de estos…
Además, tras establecer las estrategias y tácticas a seguir, se ha de elaborar un calendario y establecer un presupuesto, ¡y ya habremos dado los primeros pasos para la organización de nuestra feria!
Constituir un equipo
Y es que organizar una feria, aunque no sea demasiado complicado, sí que requiere de numerosos factores a tener en cuenta, manejar muchas tareas diferentes y establecer muchas fechas y costes, por lo que lo idóneo es contar con un equipo que se encargue de hacerlo por ti, ¡como Perfect Venue! una empresa especializada en eventos de alta gama.
También, está la opción de contar con una plantilla de apoyo en las tareas, como puede ser mediante un gerente de la feria, un gerente de ventas y otro de marketing, con los que la empresa organizadora de eventos tendrá que trabajar en equipo.
Seleccionar el lugar ideal
Uno de los aspectos más importantes a considerar a la hora de realizar una feria es pensar en el lugar o espacio en el que deseamos que se vaya a llevar a cabo. ¡Ya que es esencial para el éxito de la misma! Es tan importante que hasta cuenta con un estudio.
Debe de ser un espacio bien comunicado y bien accesible, que sea funcional y de unas infraestructuras o construcciones adecuadas que sigan el estilo acorde a la temática de la feria, pero también se ha de pensar en:
La capacidad: este aspecto tan importante que ha de tenerse en cuenta no lo sabremos hasta que no hayamos finalizado nuestro plan inicial, ya que solo ahí será, tras analizar el mercado, cuando sabremos la cantidad de personas y expositores que se esperan.
La ubicación: esta también debe considerarse, ya que el espacio de la feria debe de estar bien ubicado, que sea bien accesible por carretera, que se encuentre cerca de locales de restauración y de alojamiento, etc.
Los servicios: Por último, pero no menos importante, se ha de pensar si el espacio cuenta con la estructura y logística necesaria, como son salas equipadas, buena conexión a internet…
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Determinar las oportunidades de patrocinio
Viene un desafío: la difusión, y es que lograrla, sobre todo en las primeras ediciones de la feria, no es tarea sencilla. Por ello, para lograr la divulgación que se desea, es necesario contar con algún patrocinador o socio con experiencia previa para que alcance a la audiencia.
Nuestro consejo es que se acuda a una empresa organizadora de eventos para que ejerza entre el anfitrión y el patrocinador como intermediaria para facilitar todos los trámites. Anuncios en redes sociales, cartelería, medios de comunicación… ¡tu feria se conocerá por todos lados! Además, el patrocinio se verá a lo largo de toda la feria, en forma de stands, obsequios, bebidas, pegatinas, videos en directo, etc.
Plantear el stand
El stand es la primera impresión de los clientes, es decir, lo primero que verán estos al llegar a la feria, por lo que la carta de presentación ha de ser acorde a la estética, con buen mobiliario, iluminación, limpieza, equipos tecnológicos, conexión a internet, con la imagen corporativa… ¡todo lo que sea que haga que el stand sea de lo más atractivo a los cinco sentidos!
Escoger el cátering
Y es que, ¿a quién no le gusta saborear unos platos en cualquier evento? Por ello, pensar en un catering para la feria dará una imagen de reputación mayor a la feria y se lograrán mejor así los objetivos establecidos.
Escoger un cátering puede conllevar el pago de un importe adicional, pero más que rentable. Y se ha de tener en cuenta:
El tipo de comida: que en parte dependerá del público potencial y del objetivo de la feria, así como de la identidad de la empresa organizadora. Lo más idóneo es que haya para todos los gustos, ¡y así todos quedarán contentos! Una mezcla de comidas será la opción más acertada.
El tipo de porción: la mejor alternativa puede ser tipo buffet, ya sea sentados o tipo cocktail, debido a la flexibilidad que aporta a los asistentes, permitiendo entablar conversaciones con otras personas, caminar por el espacio, etc.
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2. Durante la feria
Efectuar el plan inicial
Cuando ya se ha establecido todo lo necesario a seguir durante el evento, es momento de llevarlo a cabo, ¡que cobre vida! Por lo que hay que poner en marcha todas las tácticas y estrategias fijadas.
Promoción y ventas
Es momento de las inscripciones, de la venta de entradas, de contratar todos los servicios necesarios, y, por supuesto, de promocionar el evento en todos los lugares posibles: redes sociales, radio, televisión, prensa, mails… ¡arrancando motores!
Material en el espacio
Aquí es cuando entran en juego los patrocinadores, aportando una experiencia extra a los asistentes de la feria mediante material en la misma, como elementos digitales, wifi gratuito, folletos, bolígrafos y caramelos, puntos de carga, bolsas para meter sus materiales, cartelería… ¡todo es apto!
Atención al público
Sí, es sumamente importante estar pendientes de los asistentes, brindándole el mejor de los servicios, con una atención profesional, de confianza y personalizada, para cualquier duda o preocupación que pueda surgirles durante el desarrollo de la feria.
3. Después de la feria
Evaluar los resultados
¡No! ¡Aún no hemos acabado! Porque ahora llega uno de los pasos más importantes en la organización de una feria: evaluar los resultados obtenidos, para así conocer el impacto que ha tenido la feria, ya sea positivo y negativo, para tenerlos en cuenta para futuras ediciones, para mantener o cambiar aspectos.
Para ello, es necesario realizar dos tipos de análisis una vez clausurada la feria: el análisis cuantitativo: donde se establezca el total de contactos realizados, los pedidos firmados, etc. Y el análisis cualitativo: como las mejoras, los aspectos positivos, la evaluación de los visitantes…
Enviar mensajes de agradecimiento
¡Que no se olvide este pequeño detalle! Tanto para los patrocinadores como para los que han asistido a la feria, ya que es un elemento de diferenciación y destaque ante la competencia, que reforzará nuestra marca y aumentará la confianza en ella.
Y recuerda, gran parte de tu éxito reside en recurrir a grandes profesionales que conozcan a la perfección el sector y se adapten a todas tus necesidades con la mayor de la creatividad, las ganas, ilusión y la mejor red de contactos.
¡Te esperamos en Perfect Venue!
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