Los eventos y el turismo MICE están a la orden del día, y es que, además de ser una buenísima oportunidad de formarse, de darnos a conocer a clientes potenciales, de establecer relaciones entre empresarios y emprendedores y de ser una buena herramienta de trabajo, también es una increíble oportunidad para conocer un nuevo destino.
Con el auge de este tipo de eventos, los asistentes se vuelven cada vez más exigentes, por lo que hemos de cuidar hasta el más mínimo detalle para causar entre ellos una buena impresión, captar su atención, facilitarles la estancia y mejorar su experiencia en el evento.
¿Cómo? Mediante obsequios y regalos útiles para los asistentes. ¡Siempre son bien recibidos! Por ello, es muy aconsejable preparar un kit de bienvenida para ellos, entregándoselo el primer día del evento para que puedan disfrutar de él durante el mismo.
Estos detalles también son una buena oportunidad para nosotros ya que podemos aprovecharlos para hacer merchandising sobre la marca y el motivo del evento personalizandolo con la imagen del mismo. ¡Serán nuestros aliados! Y para facilitarte el trabajo, a continuación, te vamos a dictar unas sencillas ideas para que tu evento, junto con tu kit de bienvenida, sea un exitazo. Este es el kit de bienvenida que hemos elaborado. ¡No pases nada por alto!
Un mapa de la ciudad destino
Nuestros asistentes seguramente vendrán de lejos, y para que le puedan sacar el máximo partido a su estancia, proveerles de un mapa de la ciudad les vendrá muy bien durante los días que dure la misma. ¡No todo es el evento! Siempre hay tiempo para conocer un nuevo destino.
Folleto informativo de la ciudad
Como hemos mencionado, nadie se quiere ir del destino sin visitar lo más emblemático del mismo, por ello proporcionarles un folleto con una serie de actividades que realizar en la zona, así como con restaurantes, les servirá de gran ayuda. ¡A turistear!
Calendario del evento
En el kit de bienvenida no puede faltar un horario o calendario con todas actividades y las horas a las que se van a realizar, los ponentes, temas, coffee breaks, tiempos libres…¡Organización ante todo!
Complementos para hacer la estancia más confortable
Como durante los días del evento MICE se van a alojar, nosotros les podemos facilitar la estancia a través de accesorios para el hotel como zapatillas, un antifaz para mejorar el sueño, un cepillo de dientes y un pequeño tubito de pasta o un paquete de clínex. ¡Sin duda lo agradecerán!
Medicamentos básicos
Con los cambios de temperatura, los cambios en la alimentación y la salida de la rutina, puede aparecer algún que otro síntoma de malestar, por lo que les podemos proveer un pequeño set con los medicamentos básicos para evitar dolores de cabeza, así como la acidez de estómago.
Otro detalle a tener en cuenta para la salud y el bienestar de los asistentes es incluir en el kit un pequeño bote de crema de manos y bálsamos labiales para el frío (si se da el caso) o el sol.
Cintas identificativas
Este elemento no puede faltar, porque colocar aquí su acreditación para el evento servirá de gran ayuda ya que es un elemento que se ve a simple vista y se tiene siempre a mano.
Un bolígrafo
Estos son los grandes protagonistas, son un básico por ser los elementos que más se usan a la hora de tomar notas y apuntes. ¡Les sacará de más de un apuro!
Un pen drive
Cada vez más de moda entre los kits de bienvenida, porque se puede ahorrar mucho peso y además incluir presentaciones y contenido multimedia a los asistentes. ¡Solo tienen que conectarlo a su portátil y listo!
Libreta y carpeta
Junto son los bolígrafos, la libreta se vuelve otro indispensable con la que conseguiremos que los asistentes no se olviden de apuntar ningún detalle. ¡No te olvides de añadir una pequeña carpeta para que no pierdan nada!
Y todo ello… ¡metido dentro de un maletín o bolsa!
Con esto les facilitaremos su transporte. ¡Y que no se te olvide repartir el diploma de participación en el evento para que lo metan en su bolsa!
Una serie de detalles inigualables con los que sin duda marcarás la diferencia impresionando a los asistentes y haciendo que se lleven un buen recuerdo. ¡Además los podrán reutilizar luego en su día a día!¿Has cogido muchas ideas?
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