Организация выставки не слишком сложна, если вы будете следовать всем советам, которые мы предлагаем в этой статье. Это ключевые шаги, чтобы ваше мероприятие было успешным.
Несмотря на то, что участие в выставке означает выделение определенного количества капитала, это также очень хорошая стратегия, которая гарантирует большие выгоды для вашей компании, такие как привлечение новых клиентов, установление новых контактов, создание стратегических договоренностей, знакомство с конкурентами… вне зависимости от вашей сферы! Да, есть разные выставки: автомобили, свадьбы, еда, книги, домашнее хозяйство, технологии …
Когда дело доходит до организации выставки, необходимо учитывать несколько факторов, таких как выбор места проведения, даты, темы, спонсоров… но не волнуйтесь! потому что благодаря нашему опыту в планировании, мы расскажем вам прямо сейчас обо всех необходимых шагах, которые вы должны предпринять, чтобы ваша выставка имела небывалый успех!
Итак, три основных шага:
Они просты, потому что делятся на этапы: до выставки, во время нее и после.
1. Перед выставкой
Необходимо начать планировать свое мероприятие заранее, примерно за 6 месяцев, и первое, что нужно сделать, это:
Разработать маркетинговый план
В котором анализируется ситуация, т.е. проводится SWOT-анализ: сильные и слабые стороны, возможности и риски, а также контекст, в котором организована выставка.
Определяется целевая аудитория: каков профиль компании-участника, продукты и услуги, которые будут представлены на выставке и т. . А так же концепт, где описана выставка, основные ее особенности…
Цели, которые должны быть достигнуты, как коммерческие, так и маркетинговые, также должны быть изложены с указанием ожидаемого оборота, действий, предпринятых для достижения целей, элементов, которые могут повлиять на выполнение целей …
Кроме того, после определения стратегии и тактики, которой необходимо следовать, должен быть составлен график и определен бюджет, и далее последуют первые шаги к организации самой выставки!
Создать команду
Организация выставки требует от вас принятия во внимание многих факторов, выполнения множества различных задач и установления сроков и определение затрат, поэтому в идеале нужно иметь команду, которая отвечает за это. Для вас, например, это компания Perfect Venue, специализирующаяся на планировании высококачественных мероприятий!
Существует также возможность иметь сотрудников службы поддержки, таких как менеджер выставки, менеджер по продажам и по маркетингу, с которыми компании, организующей мероприятия, придется работать в команде.
Выберите идеальное место
Один из наиболее важных аспектов, которые следует учитывать при проведении выставки, – это место, где вы хотите, чтобы она состоялась. Это важно для успеха! Настолько важно, что этот аспект даже стал основой многих исследований.
Место должно быть доступным, функциональным и иметь адекватную инфраструктуру, соответствующую стилю и тематике выставки. Вы должны также рассмотреть:
Вместительность: этот важный аспект должен быть принят во внимание, так как вы не будете знать точное число людей и экспонатов, пока не завершите разработку первоначального плана.
Расположение: это также следует учитывать, поскольку место проведения выставки должно быть доступно, туда должно быть легко добраться, оно должно располагаться недалеко от ресторанов и жилых домов и т. д.
Услуги: и последнее, но не менее важное – вам нужно подумать о том, имеет ли место необходимую структуру и логистику, например, оборудованные помещения, хорошее интернет-соединение…
Знаете ли вы обо всех местах, которые мы предлагаем для вашей выставки в Perfect Venue?
Определить спонсорские возможности
Задача: реклама, и ее реализация, особенно на первых этапах, не является легкой задачей. Следовательно, для достижения необходимого уровня необходимо привлечь спонсора или партнера с опытом, чтобы охватить целевую аудиторию.
Наш совет – проконсультироваться с компанией-организатором мероприятия, выступающей в качестве посредника между организатором и спонсором, чтобы облегчить все процедуры. Реклама в социальных сетях, баннеры, СМИ… Ваша выставка будет у всех на виду! Кроме того, спонсора будут видеть на протяжении всей выставки: на стендах, подарках, напитках, наклейках, видео и т. д.
Планируйте свой стенд
Ваш стенд – это первое впечатление клиентов, то есть первое, что они увидят, когда прибудут на выставку, и поэтому его презентация должна соответствовать – хорошая мебель, освещение, чистота, оборудование, подключение к Интернету, фирменный логотип… все, что делает стенд более привлекательным!
Выберете кейтеринг
Кто не хотел бы попробовать вкусную кухню на мероприятии? По этой причине рассмотрение вопроса о включении питания на выставке оставит неизгладимое впечатление и добавит дополнительный плюс к профессионализму, а также обеспечит достижение поставленных целей выставки.
Выбор кейтеринга может потребовать дополнительной оплаты, но это будет чрезвычайно выгодное решение. Вам нужно будет принять во внимание:
Тип еды: который будет частично зависеть от потенциальной целевой аудитории и цели выставки, а также от компании-организатора. Лучше всего сделать так, чтобы каждый мог найти что-то для себя, и поэтому все будут счастливы! Микс блюд – лучший вариант.
Размеры порций: лучшая альтернатива – шведский стол. Это облегчает беседу с другими людьми, прогулки по месту выставки и т. д.
Обратите внимание, на эти 3 кейтеринга, которые известны по всему Средиземноморью!
2. Во время выставки
Составьте первоначальный план
Когда все необходимые шаги были предприняты для планирования мероприятия, пришло время его осуществить и позволить ему ожить! Теперь вы должны реализовать все запланированные вами тактики и стратегии.
Продвижение и продажи
Пора открывать регистрацию, продавать билеты, нанимать все необходимые услуги и, конечно же, продвигать мероприятие во всех возможных местах: в социальных сетях, на радио, телевидении, в прессе, электронной почте… запускайте свои двигатели!
Дополнительно
Спонсоры вступают в игру, предоставляя дополнительный опыт участникам выставки, предлагая дополнительные материалы, такие как цифровые элементы, бесплатный Wi-Fi, брошюры, ручки, сладости, зарядные устройства, сумки, в которых можно носить эти предметы, плакаты… Работает все!
Обратите внимание на гостей
Да, чрезвычайно важно следить за участниками, предоставляя лучшие услуги, с профессиональной, заслуживающей доверия и персонализированной помощью, для любых вопросов или проблем, которые могут возникнуть в ходе выставки.
3. После выставки
Оцените результаты
Не-а! Мы еще не закончили! Потому что сейчас наступает один из самых важных шагов в организации выставки: оценка полученных результатов, чтобы понять, какое влияние оказала выставка, будь то положительное или отрицательное.
Для этого необходимо провести два вида анализа после окончания выставки: количественный анализ: где установлены общие контакты, подписанные заказы и т. д. И качественный анализ: улучшения, положительные моменты, оценки посетителей…
Отправить благодарственные письма
Не забудьте эту маленькую деталь! Как для спонсоров, так и для тех, кто посетил выставку, она будет важна, чтобы выделиться среди конкурентов, что укрепит ваш бренд и повысит лояльность.
Я хочу напомнить, что большая часть вашего успеха заключается в обращении к профессионалам, которые адаптированы к вашим потребностям, имеют величайший творческий потенциал, энтузиазм, преданность.
Мы ждем вас на Perfect Venue!
Поиск
Позвольте мне найти идеальное место для вас!
