¡Por fin tienes claro cuál es el proveedor que quieres sí o sí para tu evento! Pero ahora solo falta firmar el contrato de tu evento. ¡Pero no te preocupes! Porque, aunque pueda ser algo confuso y largo, en este artículo te desciframos todas las incógnitas para que no te dejes llevar por la emoción y firmes sin leer la letra pequeña.
Y es que este papeleo profesional es muy importante para que todo quede claro y por escrito, tanto para el proveedor como para el cliente y podrá servir de gran ayuda en el futuro. Pero, ¿por qué?
Los contratos para tu evento, por esto son tan importantes:
Y es que, que todo esté escrito en un papel es esencial por si surgen problemas legales o de pago durante el proceso de organización del evento, por lo que si ocurre algo inesperado siempre se podrá acudir al contrato para saber qué hacer en cualquier circunstancia.
Un contrato te liberará de cualquier daño, tanto como negocio como cliente, así como de costosas tarifas y te ayudará a poner los límites desde el primer momento.
¡Un documento al que siempre se puede recurrir y que hace que todo sea mucho más fácil y confiado!
Así es cómo empezar a escribir el acuerdo:
Con el mayor detalle posible, dejando claras todas y cada una de las especificaciones, enumerando todos los servicios que se van a llevar a cabo y por supuesto, ¡contando con un abogado o gestoría! Porque nadie mejor que ellos para evaluar y confirmar si el acuerdo es legalmente vinculante, así como para ayudarte a reformular las cláusulas y así amparar siempre tu negocio.
Puedes seguir este modelo simple de contrato:
Paso 1: Términos y condiciones
En primer lugar, se debe responder a las preguntas básicas relacionadas con el evento, como, por ejemplo: ¿qué tipo de evento se va a realizar?, ¿cuándo es el mismo?, ¿dónde se ubicará? ¿cuál es la finalidad del evento?, ¿quién será el anfitrión? o ¿qué labores se desempeñarán en el proceso?
En este apartado también puedes especificar cuál es tu modo de trabajo, así como el calendario para planificar el evento. ¡Cuanta más información, mejor!
Paso 2: Información general de la empresa
Aquí debes explicar todo lo que vas a ofrecer a tus clientes, cuáles serán tus horas de trabajo, el lugar en el que se encuentra tu negocio, información de contacto y todo lo que tus clientes van a obtener al elegir su empresa. ¡Que no se te olvide mencionar los roles que desempeñarán tus empleados y los nombres de estos!
Paso 3: Servicios y productos
Uno de los pasos más importantes es este, ya que en el detallarás todo lo que harás y lo que no harás como proveedor, cuál es el objetivo de la contratación y por qué el cliente te ha contratado.
Aquí también se debe definir la línea del tiempo del plan de trabajo, así como fechas de reuniones y, por supuesto, cada objetivo individual del proyecto que hará que se cumpla el objetivo principal.
Paso 4: Pagos
¡Presta mucha atención al paso 4! Porque en este responderás todas las preguntas referentes al tema financiero relacionado con el evento, como: ¿cuánto cuestan los servicios?, ¿cuándo vencerá el pago y cómo manejará los pagos atrasados?, ¿hay impuestos y tarifas relevantes?, ¿cuándo se enviará la factura final? o ¿en qué momento se ha de ingresar el depósito?
¡Recuerda mencionar que el trabajo no puede comenzar hasta que el depósito esté oficialmente ingresado!
Paso 5: Tarifas de cancelación
Muy a nuestro pesar, hay ocasiones que pueden requerir que un evento sea cancelado, como por falta de fondos, baja asistencia proyectada, disputas imprevistas del lugar, mal tiempo, el permiso u otro papeleo importante falta o llega tarde, por asuntos personales o de salud pública…
Así que, para protegernos y defendernos de estos problemas, se debe incluir una cláusula donde se especifique cuánto cuesta cancelar, con cuanto tiempo de antelación se ha de avisar, cuándo vencen las tarifas de cancelación y cualquier penalización que pueda resultar de los pagos de tarifas de cancelación tardía.
Deja claro quien puede rescindir el acuerdo y asegúrate de recibir por escrito el motivo por el cual el cliente cancela el evento.
Paso 6: Legalidades
En este apartado es donde se señalará el acuerdo legal y vinculante, la ley aplicable y de jurisdicción, divisibilidad, indemnidad, responsabilidad y garantías. Pero tranquilo, si no sabes qué significan todos estos términos, a continuación, hemos elaborado una guía con estos tecnicismos para comprender mejor el contrato.
Paso 7: Firmas
El último paso es reunir todas las firmas de las personas interesadas en la ejecución del evento e involucradas en el mismo. Dale su tiempo a todas las partes y queda abierto a sugerencias o posibles modificaciones.
Estos son los tecnicismos que encontrarás en el contrato:
No incluidos / Cargos adicionales: Los proveedores deben ser honestos en los contratos sobre lo que está incluido y por lo que se está pagando. Por lo que, si hay tarifas o cargos adicionales, estos han de quedar claro para qué son y por qué se tienen que pagar a parte. Por ejemplo, algunos proveedores pueden agregar tarifas por desplazamientos.
Fecha efectiva: Este es el día, mes y año en el que proveedor y el cliente acuerdan comenzar a trabajar en el proyecto.
Tarifas inclusivas: Es la tarifa por ejecutar los servicios y que incluye todos los gastos previsibles (incluidos impuestos, tarifas y posibles horas extras).
Cláusula de fuerza mayor: También conocida como política de cancelación. Debe haber una cláusula en el contrato de que explique exactamente lo que sucede si se cancela el evento y cómo, cuánto y cuándo le pagarán los clientes por su trabajo.
Divisibilidad: Si encuentra que alguna de las tareas descritas en el contrato es ilegal o imposible de realizar, esto establece que, aunque una cláusula sea declarada nula, las demás continuarán vigentes.
Cuenta maestra: es un registro de todas las facturas que su cliente debe pagar en una fecha determinada.
Mantener indemne / Indemnización: Si necesita tomar medidas legales, esta sección del contrato describe quién es responsable de pagar las facturas de asesoría legal, y donde se especifica que una de las partes no es legalmente responsable (por regla general el proveedor) si algo sale mal durante el evento.
Solicitud de propuestas: Este es un documento adicional que solicita a diferentes proveedores la mejor solución y presupuesto para cubrir las necesidades que se buscan. Para un evento, estos pueden ser fotógrafos, catering, entretenimiento en vivo…
Orden de Cambio: Esto define lo que un cliente puede solicitar adicionalmente al planificador de eventos después de que comience el proyecto.
Alcance de los servicios: Un contrato debe describir claramente todo lo que está incluido en un paquete, así como de qué se responsabiliza el proveedor.
Garantía: Aunque ciertamente no es obligatorio, una garantía es una manera formal de decirle a su cliente que pase lo que pase, ofrecerá una compensación adecuada por su evento.
Ley aplicable y jurisdicción: define qué leyes estatales y qué tribunales se utilizan para determinar cómo las partes pueden hacer un seguimiento legal del contrato.
Acuerdo legal y vinculante: Esta sección del contrato describe que el acuerdo finalizado es válido según las leyes estatales y federales.
Gratificación: Para algunos proveedores, las propinas se incluyen como parte de su tarifa total o paquete, pero para otros, no lo son. Por lo que se debe especificar si la propina está incluida en el contrato o no.
Ahora ya conoces toda la terminología que encontrarás en el contrato, los pasos para empezar a elaborar uno, así como por qué es tan importante contar con él antes de ponerse a organizar el evento.
Así que, ¡ya estás listo para contactar a ese proveedor que tanto te gusta o comunicarnos en Perfect Venue que es lo que estás buscando! Porque tenemos una amplísima variedad de los mejores profesionales y una gran experiencia. ¿Organizamos tu evento?
Foto de portada: Silvia Sánchez
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