Наконец-то у вас есть четкое представление о том, какой поставщик вам нужен для вашего мероприятия! Но теперь вам осталось подписать контракт на проведение вашего мероприятия. Ни о чем не волнуйтесь! Потому что несмотря на то, что контракт может выглядеть немного запутанным и длинным, в этой статье мы расшифруем все непонятные моменты, чтобы вы не увлеклись и не подписали его, не прочитав мелкий шрифт.
Профессиональный подход к оформлению документов очень важен, чтобы все было четко обозначено в письменном виде, как для поставщика, так и для клиента, и это может вам очень помочь в дальнейшем. Почему?
Контракт по проведению вашего мероприятия, почему он так важен:
Важно, чтобы все было записано на бумаге на случай возникновения юридических или платежных проблем в процессе организации мероприятия, чтобы, если случится что-то непредвиденное, вы всегда могли обратиться к договору и знать, что делать в любых обстоятельствах.
Договор предостережет вас от любого ущерба, как для бизнеса, так и для клиента, а также от дорогостоящих сборов и поможет вам определить границы с самого начала.
Это документ, на который вы всегда можете опереться и который делает все намного проще!
Как начать составлять договор:
Как можно более подробно, четко излагая каждую спецификацию, перечисляя все услуги, которые должны быть выполнены, и, конечно, прибегая к услугам адвоката! Потому что никто лучше них не сможет оценить и подтвердить, является ли соглашение юридически обязывающим, а также помочь вам изменить формулировки пунктов, чтобы всегда защитить ваш бизнес.
Вы можете следовать этому простому типовому договору:
Шаг 1: Положения и условия
Сначала необходимо ответить на основные вопросы, связанные с мероприятием, такие как: какой тип мероприятия будет проводиться, когда мероприятие, где оно будет проходить, какова цель мероприятия, кто будет ведущим мероприятия, какие задачи будут выполняться в процессе.
В этом разделе вы также можете указать, как вы будете работать, а также график планирования мероприятия. Чем больше информации, тем лучше!
Шаг 2: Общая информация о бизнесе
Здесь вы должны рассказать обо всем, что вы собираетесь предложить своим клиентам, о графике работы, местонахождении вашего предприятия, контактной информации и обо всем, что получат ваши клиенты, выбрав вашу компанию. Не забудьте указать роли ваших сотрудников и их имена!
Шаг 3: Услуги и продукция
Этот шаг является одним из самых важных, поскольку в нем вы подробно описываете все, что вы будете и не будете делать в качестве поставщика, какова цель привлечения и почему клиент нанял именно вас.
Здесь же следует определить сроки выполнения рабочего плана, а также даты встреч и, конечно же, каждую отдельную цель проекта, благодаря которой будет реализована главная цель.
Шаг 4: Платежи
Обратите пристальное внимание на шаг 4! Потому что на этом этапе вы ответите на все вопросы, касающиеся финансовых вопросов, связанных с мероприятием, например: сколько стоят услуги, когда наступит срок оплаты и как вы поступите с просроченными платежами, есть ли соответствующие налоги и сборы, когда будет отправлен окончательный счет или когда должен быть внесен депозит?
Не забудьте упомянуть, что работа не может быть начата до тех пор, пока депозит не будет официально внесен!
Шаг 5: Плата за аннулирование
К нашему большому сожалению, бывают случаи, когда мероприятие может быть отменено, например, нехватка средств, низкая прогнозируемая посещаемость, непредвиденные споры о месте проведения, плохая погода, отсутствие или задержка разрешения или других важных документов, проблемы с личным или общественным здоровьем…
Поэтому, чтобы защитить себя от этих проблем, включите в договор пункт, определяющий, сколько стоит расторжение договора, за какой срок необходимо уведомить об этом, когда должны быть уплачены расходы за расторжение договора и любые штрафы, которые могут возникнуть в результате несвоевременной уплаты сборов за расторжение договора.
Уточните, кто может расторгнуть договор, и убедитесь, что вы должны получить в письменном виде причину, по которой клиент отменил мероприятие.
Шаг 6: Юридические вопросы
В этом разделе указываются юридические и обязательные условия соглашения, применимое законодательство и юрисдикция, разграничения, возмещение убытков, ответственность и гарантии. Но не волнуйтесь, если вы не знаете, что означают все эти термины, мы составили руководство по этим техническим аспектам, чтобы помочь вам лучше понять любой договор.
Шаг 7: Подписи
Последний шаг – сбор всех подписей людей, заинтересованных в проведении мероприятия и участвующих в нем. Уделите время всем сторонам и будьте открыты для предложений или возможных изменений.
Это технические моменты, которые вы найдете в договоре:
Не включено / Дополнительные расходы: Поставщики должны быть честными в договорах о том, что включено и за что вы платите. Таким образом, если существуют дополнительные расходы или платежи, должно быть ясно, для чего они нужны и почему их нужно оплачивать отдельно. Например, некоторые поставщики могут добавлять плату за проезд.
Дата вступления в силу: Это день, месяц и год, когда поставщик и клиент договариваются начать работу над проектом.
Обязательные расходы: Это плата за выполнение услуг, включающая все обязательные расходы (в том числе налоги, сборы и возможные сверхурочные).
Положение о форс-мажорных обстоятельствах: также известно как положение об отмене договора. В договоре должен быть пункт, который точно объясняет, что произойдет, если мероприятие будет отменено, и как, сколько и когда клиенты заплатят вам за работу.
Отделимость: Если вы обнаружите, что какая-либо из задач, описанных в договоре, является неправомерным или невыполнимой, это означает, что даже если один пункт будет признан недействительным, остальные останутся в силе.
Основной счет: Это запись всех расходов, которые ваш клиент должен оплатить к определенной дате.
Возмещение ущерба: Если вам понадобится обратиться в суд, в этом разделе договора описывается, кто несет ответственность за оплату юридических услуг, и где указано, что одна сторона не несет юридической ответственности (обычно поставщик), если во время мероприятия что-то пойдет не так.
Заявки на предложения: Это дополнительный документ, который запрашивает у различных поставщиков наилучшее решение и бюджет для покрытия нужд для проведения мероприятия. В данном случае это могут быть фотографы, кейтеринг, живые выступления…
Предложения по изменениям: Этот пункт означает, что клиент может дополнительно запросить у организатора мероприятия после начала проекта.
Объем услуг: В контракте должно быть четко описано все, что входит в пакет услуг, а также то, за что отвечает поставщик.
Гарантия: Гарантия, конечно, не является обязательной, но это формальный способ сообщить клиенту, что, что бы ни случилось, вы обеспечите адекватную компенсацию за его мероприятие.
Применимое право и юрисдикция: определяет, законы какого штата/региона/области и какие суды используются для определения того, как стороны могут юридически обеспечить исполнение договора.
Юридическое и обязательное соглашение: В этом разделе договора говорится о том, что заключенный договор имеет силу в соответствии с законодательством штата/региона/области и федеральным законодательством.
Вознаграждение или чаевые: У некоторых поставщиков услуг чаевые включены в общий тариф или пакет услуг, а у других – нет. Поэтому в договоре следует указать, включено ли в него дополнительное вознаграждение или нет.
Теперь, когда вы знакомы со всей терминологией, которую можно встретить в договоре, этапы его составления, а также почему так важно подписать договор до начала организации мероприятия.
Итак, теперь вы готовы связаться с тем поставщиком, который вам так понравился, или сообщить нам в Perfect Venue о том, что вам необходимо! Потому что у нас есть широкий выбор лучших профессионалов и большой опыт в данной сфере. Мы с удовольствием организуем ваше мероприятие!
Фотогафия на обложке: Silvia Sánchez
Поиск
Позвольте мне найти идеальное место для вас!
