Que la industria de los eventos no deja de crecer ya lo sabíamos, pero lo que no imaginábamos hace unos años es que un evento virtual cobraría tanto protagonismo. ¡Y es que de todo lo malo siempre se saca algo bueno! Porque ha sido a causa del coronavirus, cuando estos eventos se han hecho de rogar.
Es por el confinamiento, y por tener que permanecer en casa para evitar la propagación del contagio, por lo que los organizadores de eventos se han puesto las pilas, para no dejar de celebrar ningún tipo de acontecimiento, y así brindar a las casas cualquier distracción e información posible.
Así que, para echarte una mano a la hora de planear tu evento virtual, ¡te hemos preparado una guía con unos simples pasos! Y siguiéndolo, estamos seguros que alcanzarás toda la audiencia que buscas y todos los objetivos que persigues. ¡No te dejes ninguno!
Primero: Fija la audiencia a la que está destinado el evento
Aunque las nuevas tecnologías es algo que esté a la orden del día, también hay muchas personas que no pueden llegar a dominarlas a la perfección, como aquellas más mayores. Por lo que es imprescindible que en todo momento tengas en mente a tu público objetivo, estando seguro de que este conoce bien las plataformas o la forma de acceso al evento.
Considerar al público objetivo también es imprescindible a la hora de organizar el contenido que vamos a ofrecer durante nuestro evento virtual, ya que… ¡tiene que ser muy interesante y que les aporte algo de valor! si no… lamentablemente no acudirán a la cita.
Así que piensa qué es lo que tu audiencia quiere escuchar. ¿Qué tal realizando alguna encuesta en Facebook o Instagram?
Segundo: Determina los objetivos que quieres lograr con él
Otro de los primeros pasos es decidir qué queremos conseguir al realizar este evento virtual, recuerda que que los eventos virtuales son diferentes de los presenciales, por lo que, los objetivos a fijar también pueden ser diferentes.
Los eventos virtuales tienen diferentes formas, tamaños y formatos, por lo que una vez que hayas establecido tus objetivos, piensa en qué formato de los disponibles será el que más te ayudará a conseguirlos, por ejemplo: ¿funcionaría mejor tu evento al ofrecer a los espectadores el contenido mediante una variedad de charlas, debates y discusiones diferentes, o con un simple seminario con un orador bastaría?
Una forma para mantener a la gente activa, más atenta e interesada que nosotros te recomendamos, es que en tu plataforma cuentes con algún tipo de interacción extra, como por ejemplo un foro o un espacio para preguntas, donde los asistentes al evento virtual puedan escribir sus comentarios o dudas. ¡Es una manera segura de acercarte a tus objetivos!
Tercero: Selecciona la plataforma virtual en la que se llevará a cabo
A la hora de elegir la plataforma para realizar nuestro evento virtual, existen varios factores a tener en cuenta, por lo que, antes de tomar la decisión, es muy recomendable hacerse las siguientes preguntas:
- ¿Le resulta fácil a tu audiencia adoptar nuevas tecnologías para así conectarse a tu evento virtual sin problemas? Seguramente los públicos más jóvenes las dominen a la perfección.
- ¿Tu audiencia ya hace uso de plataformas habitualmente? Como por ejemplo Instagram, Facebook, Walcon, eventtia… ¡les será mucho más fácil acudir a la cita!
- ¿El evento es gratuito o tiene algún tipo de coste acceder a él? En momentos de coronavirus, crear un evento virtual gratuito provocará una mayor asistencia de participantes, ya que además de que se puede acceder a él de forma gratuita, también se puede hacer desde cualquier dispositivo que tenga conexión a Internet.
- ¿Qué características son las necesarias para que tu evento funcione sin problemas? Una buena conexión a la hora de realizarlo, un contenido interesante, una alta cantidad de inscripciones, una buena publicidad del mismo…
Con toda la cantidad de plataformas que hay para elegir en Internet, solo necesitas escoger aquella que mejor se adapte a tus respuestas de las preguntas anteriormente formuladas.
Las más básicas son Instagram Direct o Facebook Live, pero también hay muchas otras que incluyen una mayor personalización, como chat instantáneo, video-llamada o audio con los asistentes, monetización del evento, etc.
Cuarto: Piensa en el lugar desde el que realizarás tu evento
Porque, aunque tu evento sea virtual, se necesita contar con un lugar en el que realizarlo para transmitirlo virtualmente. En esta época de confinamiento, al estar encerrados en casa, la única opción es hacerlo desde su hogar, como en un sofá o en un escritorio, con un fondo agradable como una estantería de libros, unas plantas o un cuadro bonito, para así transmitir ese ambiente de calidez a tus asistentes.
Todo depende del tipo de contenido que se quiera aportar, por ejemplo, si hablamos de negocios, el telón de fondo más apropiado es el elegante y sobrio; si es un evento de videojuegos, un fondo con posters y consola, será perfecto; si es de moda, unas revistas de actualidad serán clave, ¡y así sucesivamente! Solo necesitas un poco de creatividad para adaptar tu espacio a tus asistentes y al motivo de la celebración del evento.
También, en este apartado deberás pensar en el tipo de cámara con la que retransmitirás el acontecimiento, ya que, a mayor calidad o gama, ¡mejor te verán y oirán los participantes!
¡Lo bueno de esto es la gran reducción de gastos que conlleva! Ya que no tendrás que invertir en el alquiler de un espacio, en transporte, catering, etc. Y aun encima contarás con muchos más asistentes que en uno presencial. ¡Barato, fácil y seguro!
Quinto: Fija una fecha y una hora y comunícala
Aunque en estos momentos en los que todos estamos en casa es mucho más fácil ponernos de acuerdo con nuestro público a la hora de llevar a cabo el evento, tienes que optar por aquella en la que consideres que más visitas puedes recibir, por ejemplo, a mitad o a última hora de la tarde, cuando la gente ya está desocupada de sus tareas principales.
Si vas a transmitir tu evento en vivo a varios países, asegúrate de considerar las diferencias horarias, ¡y evita los grandes días festivos y eventos que podrían hacer que el tuyo se quede en segundo plano! Al igual que tampoco es considerable que coincida con el momento del aplauso sanitario.
También recuerda, que no es necesario que tu evento virtual sea en directo. Porque, a pesar de que la mayoría de las personas trabajan actualmente desde casa, todavía hay muchas distracciones, como las tareas domésticas, el cuidado de los niños y mascotas, etc. Por lo que también es recomendable que la grabación de tu evento se quede disponible para todas aquellas personas que no han podido acudir al momento exacto del evento. ¡Es imposible que la fecha y hora determinadas complazca a todos!
Otra de las maneras para que tu evento llegue a más personas aún.
Sexto: ¡Usa estrategias!
Como no tendrá los mismos gastos que un evento presencial, puedes aprovechar para destinar esa cantidad monetaria a una buena estrategia de marketing, porque sí, hay que comercializar el evento con la misma fuerza que si fuera cara a cara para que tenga con toda la asistencia que merece.
En estos tiempos difíciles, con la mayoría de personas en casa, es probable que los métodos de marketing online sean mucho más efectivos, ya que recibirán muchas más visitas. Además, te ayudarán a llegar a un público más amplio más allá de tus seguidores locales.
¿Y qué mejor para ello que las redes sociales? Puedes utilizar tácticas en redes sociales como la publicidad de pago, el uso de hashtags para obtener el máximo alcance, publicar la biografía de los oradores que realizarán el evento… ¡infinitas posibilidades!
¡Y que no se te olvide promocionar tu evento en la misma plataforma en la que lo organizarás!
Ya has visto que organizar un evento virtual no es nada complicado, ¡solo tienes que seguir nuestra guía de Perfect Venue! Y ya estaréis preparados para caminar hacia el éxito virtual.
Un acontecimiento de esta índole en estos días se agradece, ya que puede ayudar a salir de la rutina y del día a día, recuerda que ya habrá tiempo para estar cara a cara y celebrar los eventos por todo lo alto.
Y, sobre todo, si tu boda pilla en el coronavirus, que no cunda la histeria, es preferible que no canceles, aplázala y aprovecha para planificar tu boda durante esta situación. ¡Porque sí que se puede!
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Photo: Euroforum Campus Escorial
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