Cómo organizar una fiesta de éxito

Organizar una fiesta siempre es una tarea que requiere mucho trabajo y planificación, pero lo más importante y necesario para llevarlo a cabo es el tiempo, ese elemento tan valioso y que en la mayoría de ocasiones nos falta.

En Perfect Venue sabemos que la organización es la clave para celebrar una fiesta de éxito y en la que todos los asistentes disfruten al máximo. Por eso hoy queremos repasar los aspectos fundamentales que debemos tener en cuenta a la hora de comenzar a organizar una fiesta de éxito. ¡Vamos a ello!

Lista de invitados

Elaborar la lista de invitados es lo primero que debemos hacer. De esto dependerán después otros factores importantes como el presupuesto o el lugar. Para que esta tarea nos resulte más fácil, os recomendamos crear una lista con secciones en las que dividiremos a los invitados por grupos:

• Si es una fiesta corporativa, os aconsejamos dividir los invitados por departamentos.
• Y si es una fiesta privada, por familias, amigos, o diferentes grupos según criterios.

Esto permitirá que no se os olvide nadie y que la lista final se elabore de manera más rápida.

Fecha

La elección de la fecha puede parecer algo sencillo, pero lo cierto es que para escoger un buen día debemos tener en cuenta diversos factores: que sea un día que no coincida con ningún evento importante como un partido de fútbol u otra fiesta, que no sea un fin de semana de puente o que no caiga en época de vacaciones en las que todo el mundo esté fuera de la ciudad.

Una vez elijamos la fecha, es importante enviar las invitaciones o avisar de algún modo a todos los invitados para que vayan confirmando asistencia. Cuanto antes las enviemos, más posibilidades hay de que la mayoría confirmen su asistencia.

Temática y tipo de fiesta

Una vez sabemos la cantidad aproximada de invitados, debemos pensar en qué tipo de fiesta nos gustaría celebrar:

• Decoración: este es un punto muy divertido en el que debemos prestar especial atención. La decoración y los detalles marcarán gran parte del éxito de la fiesta, ya que proporcionarán un ambiente diferente según el estilo que queramos darle.
• Dress code: debemos elegir si la fiesta será formal o informal, de disfraces, de gala…es importante avisar a los invitados, y preferiblemente indicarlo en las invitaciones, para que no haya sorpresas.
• Formato: podemos escoger entre una fiesta tipo cóctel, o en la que todos los invitados tengan su sitio, a modo banquete. Esta elección es clave para posteriormente decidir el lugar y el tipo de comida (si los invitados no están sentados el tipo de comida serán canapés y platos en los que no sea necesario cortar, por ejemplo).

Presupuesto

Llegamos al punto que menos suele gustar y que en ocasiones da más quebraderos de cabeza. El mejor consejo para gestionar un presupuesto es ser realistas en todo momento. Es importante fijar una cantidad y en función de ella destinar un porcentaje a los diferentes elementos:

• Comida y bebida
• Decoración
• Alquiler del local
• Invitaciones y papelería

Un consejo: destinar una parte del presupuesto por si surge algún imprevisto o nos damos cuenta de que queremos incorporar algún otro elemento decorativo, o un detalle para los invitados. Así estaremos preparados y no iremos muy ajustados.

Lugar

El lugar que elijamos para la celebración de la fiesta es una decisión fundamental para el éxito de la misma. La elección dependerá del tipo de fiesta que hemos comentado con anterioridad (banquete o cóctel), número de invitados y del presupuesto, entre otros factores. Es importante fijarnos bien en los siguientes aspectos para tomar la decisión:

• Capacidad del espacio
• Ubicación del espacio: si queremos que esté en el centro de la ciudad o a las afueras.
• Si es interior o exterior
• Precio de alquiler. Como hemos comentado, debemos ser realistas y tener entre nuestras opciones únicamente espacios que se adecuen al presupuesto fijado.
• Si cumple con otras necesidades como tener un parking para los invitados, un espacio para fumadores, un proyector si queremos mostrar un vídeo corporativo en la fiesta de empresa, o el límite de tiempo, ya que existen espacios con hora límite para las fiestas.

Si estás pensando en organizar una fiesta, en Perfect Venue podemos ayudarte a escoger el espacio que mejor se adapte a la idea que tienes en mente, ya sea una fiesta privada o un evento corporativo. En nuestro directorio podrás filtrar con los criterios de búsqueda según tus gustos y necesidades y, si tienes cualquier duda, te ayudaremos encantados en info@perfectvenue.es. ¡Te esperamos!