Чтобы ваше мероприятие для свадебных специалистов не вошло в список «Провалы года», обязательно следует заранее просчитать все возможные неблагоприятные сценарии и позаботиться о том, чтобы устранить или хотя бы минимизировать потери.
Наиболее распространенный форс-мажор – проблемы с основным спикером. У каждого человека могут случиться внезапные непредвиденные обстоятельства, мешающие приехать или выступить, каждый может внезапно заболеть, опоздать на самолет и т.д. Что в таких случаях делать организатору мероприятия? Позаботиться об адекватной замене. Для этого есть несколько способов.
ДУБЛЕР!
Да-да, вам нужен дублер – как кинозвезде, например. Ведь даже если вы – организатор семинара для свадебных специалистов и на 100% уверены, что уж с вами-то ничего не может случиться, позаботьтесь о том, чтобы рядом всегда был наготове человек из вашей команды, который в любую минуту и с любого места мог продолжить ваш доклад. Случаи бывают всякие – лучше перестраховаться, чем разочаровать вашу аудиторию.
Грамотная организация мероприятий предполагает так же, что аналогичное требование применяется и в отношении других спикеров – в конце концов участники семинара или конференции должны получить то, за что заплатили. Однако позаботьтесь, чтобы предложенная замена была адекватна уровню мероприятия.
АССОЦИИРОВАННЫЙ СПИКЕР
Если у вас или у ваших приглашенных гостей нет своей команды, то можно воспользоваться помощью коллег. Большинство свадебных профи являются членами официальной или неофициальной профессиональной сети свадебных специалистов – договоритесь с ними. Наверняка среди ваших коллег найдутся те, кто уже проводил семинары или презентации по аналогичным темам или для аналогичной аудитории. Поэтому, когда один оратор не может выполнить обязательство из-за чрезвычайной ситуации, эти люди обычно приходят друг другу на помощь.
ПРИГЛАШЕННЫЙ МОДЕРАТОР
Однако может случиться так, что кто-то из спикеров вас все-таки подвел, и у вас образовался временной вакуум длительностью, скажем, в час. В таких случаях спасает хорошая модерация мероприятия.
Используйте альтернативный формат: модератор поможет организовать дискуссию по теме предыдущего доклада – стимулировать аудиторию задавать вопросы, высказывать свое видение затронутой проблемы и т.д. Хороший модератор также может подготовить аудитории к выступлению следующего спикера – задать вопросы, заинтриговать, выяснить мнение участников, сосредоточить их внимание на профессиональных вопросах, а не на ожидании.
МЕСТНЫЕ СПЕЦИАЛИСТЫ
Если ваше мероприятие предполагает не онлайн-режим, а физическое присутствие участников и спикеров в каком-то конкретном месте, то хорошим решением будет заранее связаться с тамошними коллегами. Если один из основных приглашенных спикеров по какой-либо причине «выбыл из строя», его место могут занять местные специалисты. Поэтому целесообразно составить список возможных спикеров для вашего «плана Б», которые будут доступны во время встречи, и могли бы представить интересную информацию, способную заинтересовать вашу аудиторию.
ИСПОЛЬЗУЙТЕ УЖЕ ИМЕЮЩИЕСЯ РЕСУРСЫ
Помните одну из рекомендаций жюльверновского Филеаса Фогга – «Используй то, что под рукою, и не ищи себе другое»? Она способна спасти не только путешественника, но и организатора свадебного семинара/конференции/саммита. А под рукой у вас – ваши участники, люди, которые уже присутствуют на встрече!
Вариант №1.
Попросите кого-то из спикеров, которые уже выступили или просто присутствуют на месте, заполнить паузу. Любой свадебный профессионал всегда найдет, что сказать и как вызвать оживленную дискуссию среди коллег.
Вариант №2.
Организуйте Meet the Pros – Встречу Профи. Попросите нескольких наиболее знаменитых и успешных гостей мероприятия принять участие в сессии, состоящей из небольших дискуссионных групп. Пусть они изложат свои взгляды на отраслевые темы или расскажут об уроках, полученных во время становления их карьеры. Люди любят проводить время со звездами своей профессии.
Создайте несколько групп, участники которых будут перемещаться из одной в другую примерно через 30 минут. Кстати, этот формат неизменно вызывает хорошие отзывы у всех участников, так что его можно использовать и без наступления форс-мажора.
ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЕ ПРОВЕРКИ
Независимо от того, является ли человек основным спикером или дополнительным, лучше проверить каждого запланированного докладчика за неделю до мероприятия. Организация мероприятий для свадебных специалистов – серьезное дело, поэтому вам придется задать несколько вопросов о самочувствии, спросить, не происходит ли в жизни человека что-то, что может помещать ему участвовать.
Речь вовсе не идет о навязчивом вторжении в личную жизнь, ваша задача просто выяснить, какова вероятность того, что спикер не сможет присутствовать в назначенный день, и получить время на то, чтобы привести в действие ваш план Б. Потому что «шоу должно продолжаться» вне зависимости от любых непредвиденных обстоятельств.
Поиск
Позвольте мне найти идеальное место для вас!
