Para que su evento no entre en la lista de los “Fracasos del año”, debe de antemano contar obligatoriamente con todos los argumentos desfavorables posibles y preocuparse por eliminar o al menos minimizar las pérdidas.
La fuerza mayor más difundida es el problema con el orador principal. A cada persona le pueden surgir circunstancias súbitas imprevistas, que le impiden venir o hablar, cada uno de nosotros de repente se puede enfermar, perder el vuelo etc. ¿Que debe hacer el organizador del evento en tales casos? Preocuparse por una sustitución adecuada. Hay varias maneras.
¡EL SUPLENTE!
Sí-sí, a usted le es necesario un suplente — como a una estrella de cine, por ejemplo. Después de todo, incluso si usted es el organizador del evento para los especialistas de boda y está a un 100 % seguro de que nada le puede pasar, preocúpese por que a su lado siempre haya una persona de su equipo preparada, la cual podría en cualquier minuto y en cualquier lugar continuar con su informe. Los casos suelen ser de todos los tipos – más vale reasegurarse, que decepcionar al público.
ORADOR ASOCIADO
Si usted o sus invitados no tienen su propio equipo, entonces puede utilizar la ayuda de sus colegas. La mayoría de los profesionales de la boda son miembros de una red oficial o informal de especialistas en bodas, póngase de acuerdo con ellos. Seguramente, entre sus colegas habrán algunos que ya han celebrado seminarios o presentaciones sobre temas similares o para una audiencia similar. Por eso, cuando un orador no puede cumplir con sus obligaciones debido a una emergencia, estas personas, como regla, acuden en ayuda de sus colegas.
MODERADOR INVITADO
Pero puede suceder que algunos de los oradores le han fallado, y a usted se le ha creado un vacío de tiempo de, digamos, una hora. En estos casos, la salvación está en la correcta moderación de la actividad. Utilice un formato alternativo: el moderador ayudará a organizar la discusión sobre el tema del informe anterior: animar a la audiencia a hacer preguntas, a expresar sus opiniones sobre el problema tratado, etc. Un buen moderador también puede preparar al público para la intervención del próximo orador, hacer preguntas, intrigar, esclarecer la opinión de los participantes, centrar su atención en los temas profesionales y no en la espera.
ESPECIALISTAS LOCALES
Si su evento no tiene previsto un régimen en línea, sino la presencia física de los participantes y oradores en un lugar concreto, entonces una buena solución será ponerse en contacto con los colegas de allá por adelantado. Si alguno de los principales oradores invitados por cualquier razón quedó “fuera de servicio”, los especialistas locales pueden ocupar su lugar. Por lo tanto, es útil tener una lista de posibles oradores para su “plan B”, que estarán disponibles durante la reunión, y podrían proporcionar información interesante, capaz de atraer a su público.
UTILICE LOS RECURSOS EXISTENTES
Recuerde una de las recomendaciones del Phileas Fogg de Julio Vernes :-“¿Utiliza lo que tienes a mano y no busques otra cosa?” Esa recomendación es capaz de salvar no sólo al viajero, sino también al organizador del Seminario/ Conferencia/ Presentación sobre bodas. ¡ Y usted tiene al alcance de su mano a los participantes, a la gente que ya está presente en la actividad!
Variante № 1. Pida a alguno de los oradores que ya intervino o que simplemente está presente, que llene la pausa. Cualquier profesional de bodas siempre encontrará qué decir y cómo provocar una discusión animada entre colegas.
Variante №. 2. Organice un Meet the Pros: un encuentro de profesionales. Pida a algunos de los invitados más conocidos y exitosos del evento participar en una sesión formada por pequeños grupos de discusión. Que expongan sus opiniones sobre temas sectoriales o que cuenten sobre las experiencias adquiridas durante la realización de su carrera. A la gente le gusta pasar el tiempo con las estrellas de su profesión. Cree varios grupos cuyos participantes se trasladarán de uno a otro aproximadamente cada 30 minutos. Por cierto, este formato, siempre genera opiniones positivas de todos los participantes, así que se puede utilizar, incluso si no surgen circunstancias de fuerza mayor.
COMPROBACIONES PRELIMINARES
Independientemente de si la persona es el orador principal o auxiliar, es mejor revisar a cada orador planificado una semana antes del evento. La organización de actividades para los profesionales de la boda, es un asunto serio, por eso usted tendrá que hacerle unas cuantas preguntas sobre el estado de ánimo, si no sucede algo en la vida de la persona que puede impedir su participación. No se trata de una invasión obsesiva en la vida privada, su tarea es simplemente averiguar cual es la probabilidad de que el orador no pueda asistir en el día fijado y así, tener tiempo de poner en marcha su plan B., porque “el espectáculo debe continuar”, independientemente de cualquier circunstancia adversa imprevista.
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