Siempre hay un montón de preguntas sobre este tema, especialmente de los novatos. Así que decidí exponer los principios y enfoques básicos que yo misma utilizo.
Comencemos por el principio:
¿por qué las empresas patrocinan diferentes actividades?
Mi experiencia demuestra que las empresas patrocinadoras por lo general se interesan en los eventos, diseñados para una gran audiencia y la atención de muchos medios de comunicación.
Pero hay también otras variantes. Por ejemplo,
Tu público objetivo es es también el público objetivo del patrocinador
¿Qué pasa si tu evento es pequeño?
No es ninguna tragedia, porque está diseñado para un grupo de personas que comparten intereses particulares, y eso significa que tus posibilidades de encontrar un patrocinador aumentan impetuosamente. Porque trabajando contigo, la empresa tiene una gran oportunidad, precisamente: ¡ dirigirse directamente a su público objetivo (PO)! Tus clientes son una comunidad estrecha de personas que inicialmente tienen interés en los temas/productos/servicios de la empresa patrocinadora, y este grupo es mucho más valioso para el patrocinador que una gran multitud de personas, entre las cuales tendrán que buscar “sus” clientes.
Así que tú necesitas solamente conocer tu PO e identificar al patrocinador adecuado. He aquí algunas preguntas que te ayudarán a encontrar las empresas adecuadas para el patrocinio:
• ¿Cuál es el tema del evento?
¿Es este un tema de profesión especializada en el que aparecerán personas famosas? ¿Tiene relación con el sector empresarial? ¿O es una audiencia mixta?
• ¿Estarán presentes representantes de empresas?
Si invitas a profesionales, probablemente atraerás a más patrocinadores interesados en atraer clientes de negocios.
• ¿A qué oradores/conferenciantes/ejecutores has invitado?
¿Son populares entre los jóvenes? ¿O entre los profesionales experimentados? ¿Entre los especialistas jóvenes?
• ¿Cuál es el precio de la asistencia?
Es un filtro potente que demuestra el estatus social de los participantes a la actividad y puede ayudarte en las negociaciones con los patrocinadores, hay productos y servicios que se venden sólo a un público objetivo bien definido.
• ¿Cuántas personas participarán en el evento?
Este número es importante no sólo para el patrocinio, sino también para planificar todas las actividades, desde la ubicación hasta las comidas, etc.
• ¿Dónde tendrá lugar tu evento?
Puedes comenzar a buscar patrocinadores entre las empresas que trabajan en una localidad específica.
• ¿A qué hora será el evento?
Medita sobre cómo se puede usar la temporada, la fecha y la hora en beneficio del patrocinador. Por ejemplo, si tu evento se celebra en un pueblo pequeño, comunícate con el taller de confección de ropa de novia local o con la bodega de vinos. Si vas a realizar el evento en invierno, busca un patrocinador entre aquellos que ofrecen “servicios de invierno”: productos de piel, productores de bebidas calientes (té, cacao), etc. En verano se pueden ampliar las posibilidades, usted puede extender su propuesta a una compañía productora de helados, refrescos, etc.
Todas estas preguntas te ayudarán a formular una imagen integral de tu evento y el perfil de la audiencia (la caracterización general de los participantes). Cuando hayas descrito con precisión tu actividad y su PO, crea una lista de empresas que se adapten a ambas.
Sugerencia:
Las empresas suelen formar su presupuesto publicitario a principios del año calendario, por eso, trata de contactar con ellas en ese tiempo. A finales de año ese presupuesto puede estar agotado, y la empresa no podrá aceptar tu oferta aunque así lo desee.
Y ahora, otra pregunta importante:
¿Cuánto le cuesta a las empresas patrocinar tu evento?
Al organizar pequeños eventos es mejor comenzar con sumas de patrocinio más pequeñas, $200-1000 para el paquete “Patrocinador estándar” (más adelante explicaré sobre los paquetes de patrocinio), $1500-3000 para “Patrocinador general”. Los paquetes de patrocinio para los eventos de gran magnitud pueden comenzar desde los $5000 y variar hasta los 40-50 mil USD.
Cuantas más opciones le ofrezcas al patrocinador para popularizar su marca y productos, más fácil será para ti encontrar un patrocinador para el evento.
Estos son algunos de los principales tipos de promoción del patrocinador:
• Banner en sitio web del evento
• Mención del patrocinador en la inauguración del evento
• Banners con el nombre del patrocinador durante la actividad
• Mesa y expositor del patrocinador en el evento
• Discurso/informe del patrocinador
• El nombre y/o logotipo del patrocinador en el boletín de noticias y el envío de correo electrónico de promoción del evento
• Materiales promocionales para participantes y visitantes, repartidos en el momento del registro
• Paquete especial
Trata de evitar las soluciones estándar y la copia aburrida de la promoción de patrocinio ajena, se creativo, añade innovación a cada nuevo evento. Por ejemplo, permítele al “patrocinador general” de tu evento hacerle una pregunta a los participantes. Incluye esta pregunta en el formulario de inscripción en línea en el sitio web del evento. De esta manera, el patrocinador recibirá los resultados de una encuesta que le será útil. De hecho, esa es la idea: El patrocinador te da dinero, y a cambio tú le traes beneficios.
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