El éxito de cualquier evento depende en gran medida de la elección cuidadosa del lugar de su realización. Si estas planeando un seminario, una conferencia, una clase magistral, o una actividad combinada que incluya todos los elementos enumerados, necesitarás un local adecuado, una sala de conferencias.
Para preparar el seminario y seleccionar correctamente la sala de conferencias en España, deberías buscar un local conveniente desde el punto de vista de capacidad, funcionalidad, equipamiento técnico; debes prestar especial atención a las opciones adicionales que puedes necesitar en el proceso del trabajo, así como la posibilidad de cambiar la configuración interna del local para diferentes tareas.
LA APORTACIÓN DE INFORMACIÓN VISUAL
es un elemento vital (¡ sin exagerar!). Por eso, hay que prestar especial atención para que la vídeo presentación se lleve a cabo al nivel más alto posible. Por lo tanto, averigüe con qué medios de presentación de la información visual está equipada la sala. Para una demostración exitosa de fotos y particularmente de material de vídeo, son necesarias pantallas modulares de plasma , pantallas LCD de gran formato, pantallas de proyección de vídeo de diferente formato (con función directa y/o inversa). Algunas actividades se benefician en gran medida del uso del Smart board (pizarra inteligente), que tiene la capacidad de escalar y se puede combinar con el proyector.
El SISTEMA DE AUDIO
es el segundo en orden, pero no en importancia. El sonido debe ser limpio y preciso, y la audibilidad desde cualquier punto de la sala, excelente, independientemente de dónde se encuentre el orador (o el que habla). De lo contrario, te arriesgas a que sus socios potenciales o clientes omitan algo realmente importante para ti. Para cada tipo de local y equipo, existen diferentes modos de sintonización de los sistemas de sonido, preste especial atención a esto.
LA CONMUTACIÓN
es particularmente importante en los casos cuando en un seminario se utiliza un gran número de diferentes dispositivos eléctricos al mismo tiempo. Hay salones cuyo equipamiento técnico permite combinar todos los dispositivos y equipos en un sistema único multifuncional administrado desde un centro único, el llamado equipamiento de conmutación. Esto es muy práctico, porque permite evitar la más mínima interrupción en el trabajo y controlar totalmente la situación.
EL SISTEMA DE MANDO
es un sistema aparte que permite no solo la coordinación de todo el equipo desde una consola central, sino que también proporciona a cada miembro acceso a todos los elementos necesarios a través de una consola de discusión. Para entender el trabajo de un sistema de este tipo, bastaría ver, por ejemplo, la transmisión de la sesión de un Parlamento de cualquier país o de la ONU. Así que si el estatus de tu actividad es lo suficientemente alto, lo mejor es utilizar este sistema.
LA VIDEOCONFERENCIA
permite la comunicación en tiempo real con los participantes o los ponentes del Seminario que se encuentran a cualquier distancia de su sede. Dependiendo del tipo de actividad, este tipo de enlace puede ser utilizado como una relación adicional o básica (lo que reduce significativamente el costo financiero). El equipo es bien conocido por todos: cámara web, micrófonos, monitores, diferentes auriculares, software. Sin embargo, hay que tener en cuenta que, entre otros factores, la videoconferencia depende en gran medida de la estabilidad de la conexión a Internet. Si planeas tener este tipo de comunicación en tu seminario, debes precisar la ubicación de los participantes, la estabilidad del canal y la capacidad del proveedor de servicios de internet.
LAS OPCIONES SUPLEMENTARIAS
que puedes necesitar dependen de las metas y objetivos específicos de tu actividad. Esto puede ser MUEBLES especiales, por ejemplo, si tu necesitas cambiar con facilidad y rápidamente la configuración de un espacio, no deben ser voluminosos. O la TRANSPORTACIÓN algunos centros de negocios proporcionan servicios de transporte a sus clientes. En cualquier caso, todos los puntos individuales y específicos deben aclararse con antelación.
A ESCOGER UNA SALA DE CONFERENCIAS ADECUADA EN ESPAÑA
para que su seminario se celebre al más alto nivel, lo ayudará el servicio especial, “Búsqueda fácil de sitios de celebración”. El servicio proporciona acceso a una enorme base de datos de lugares para eventos de negocios con diferentes categorías de precios y clases ubicadas por toda España. Encontrándose en tu casa u oficina, puedes fácil y rápidamente, y en un idioma comprensible, escoger el local que tu necesitas sin necesidad de viajar a España.
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