La organización de conferencias requiere esfuerzo y concentración constante, especialmente si el evento se realiza en otro país. Sin embargo, si usted resuelve este asunto de una manera organizada, entonces todo saldrá bien. Como en cualquier otro asunto, existen procedimientos que permiten celebrar la Conferencia a un alto nivel profesional. Aquí va una pequeña lista de preguntas de cuestiones que le permitirán no perder de vista los elementos claves y realizar su conferencia a un alto nivel profesional.
LUGAR
Este punto requiere una atención especial, por lo que le daremos tendremos el honorífico primer lugar . Su lista de control de cuestiones de selección y alquiler de instalaciones debe incluir lo siguiente:
• ¿Esto encaja en el presupuesto de la Conferencia?
• ¿Hay alguna diferencia en el costo del alquiler en dependencia de la época del año, la variación estacional, etc.?
• ¿Está disponible el lugar el día de la actividad?
• ¿El estilo y la decoración se corresponden con el nivel, la temática y el estilo de la actividad?
• ¿Hay una sala de conferencias? (esto es necesario si planea realizar una presentación)
• ¿Cuál es la capacidad máxima?
• ¿Hay acceso libre y qué servicios están disponibles para las personas con discapacidades físicas?
• ¿Hay locales adicionales? (es posible que necesite habitaciones separadas para realizar seminarios, sesiones informativas o ubicación de las VIP-personas)
• ¿el sitio seleccionado proporciona muebles (sillas, mesas) y equipo audiovisual, o necesita alquilar estos artículos en otro lugar?
• ¿Hay espacio para estacionar? ¿Cómo hacer con los que lleguen tarde?¿tendrán que aparcar en el otro lado de la calle o caminar algunas cuadras a pie?
• ¿Hay una cocina o un bar?
LA HORA
En su lista de cuestiones usted debe tener un horario de tiempo (Timeline). Trate de prever una reserva de tiempo para cada tipo de actividad, siempre existe la posibilidad de retrasos, fallas técnicas, tardanzas, etc., y si usted ha calculado que, por ejemplo, la presentación durará 20 minutos, planifique 30. El plan general tiene aproximadamente la siguiente forma:
• Apertura/presentación de los participantes
• Taller, exposición-ventas
• Intervención de los oradores invitados
• Receso/almuerzo
• Presentación del producto
• Clausura
• Banquete de despedida (fiesta)
Si es necesario, cada uno de estos puntos se puede desglosar en elementos más pequeños, o sea, por cada punto usted tendrá una mini lista. Por ejemplo, el programa de la presentación:
• Presentación: 5 minutos
• Introducción al producto: 10 minutos
• Relato sobre la experiencia de utilización del producto: 10 minutos
• Presentación de diapositivas con las características detalladas del producto y su descripción: 20 minutos
• Respuestas a las preguntas: 5 minutos
MODERADOR DE LA CONFERENCIA
Puede conducir la Conferencia un orador profesional contratado (pero debe tener un conocimiento profundo del tema), o uno de sus empleados que sabe hablar con seguridad ante el público. Sus preguntas de control:
• ¿Habrá un moderador contratado?
• ¿Es esta persona una figura con autoridad, que es bien conocida y respetada en el sector?
• ¿Debe este hombre ser recompensado por el tiempo dedicado a mi conferencia?
• ¿De dónde se trasladará esta persona al sitio de la Conferencia? ¿Cuánto costará su viaje y alojamiento?
• ¿Con qué profundidad esta persona familiarizada con su tema (nicho de mercado)?
• ¿Hay algún vídeo de presentaciones anteriores de este moderador?
• ¿Será necesario algún equipamiento especial de audio (adicional)?
PUBLICIDAD EN EL LUGAR
Es muy importante presentar inteligentemente la empresa. Tan pronto como usted salga al público, debe quedar claro para todo el mundo qué empresa está llevando a cabo la actividad. El nombre y el logotipo de su empresa deben aparecer en diferentes formas y modificaciones. Posibles variantes:
• Banners y pósters tradicionales
• Vallas digitales
• Flyers, folletos y catálogos
• Mención frecuente por parte los relatores y oradores
• Presentación en las redes sociales Redes sociales y/o demostración en pantalla digital
PATROCINADORES
La pregunta principal es: ¿Qué recibe su patrocinador corporativo de la financiación de su Conferencia? (Esto usualmente se estipula por adelantado.) Cree una lista de control para asegurar que todos los requisitos del patrocinador se cumplan)
• ¿Cómo se mostrará el logotipo del patrocinador?
• ¿Aparecerá junto al suyo propio en los flyers, banners y letreros digitales?
• ¿Aparecerá también el logotipo del patrocinador en los souvenirs comerciales (efectos de escritorio) y otros regalos?
• ¿Habrá un expositor para el patrocinador?
• ¿Tendrá patrocinador tendrá su propia presentación?
COMIDA
El conjunto mínimo para conferencias es el buffet de bocadillos. Pero si el presupuesto lo permite, puede elegir comidas para el gourmets o incluso un buffet de autoservicio. En cualquier caso, debe tener una idea clara de qué tipo de alimentos necesita y/o estará disponible:
• ¿Deben estos alimentos satisfacer necesidades dietéticas especiales?
• ¿Habrán bebidas alcohólicas?
• ¿Habrá postre?
• ¿Cuál será el conjunto de bocadillos?
• ¿Los bocadillos se servirán en una vajilla especial (desechable) para que los visitantes puedan llevarse el aperitivo con ellos?
• ¿Hay en el lugar de realización una cocina para calentar los platos antes de servirlos?
SEGURIDAD
La seguridad tiene una importancia de primer orden. Si existe la posibilidad de que alguno de los participantes pueda sufrir daños físicos, vale la pena pensar en las consecuencias jurídicas y de reputación.
• ¿Necesita la presencia de agentes de seguridad en su Conferencia?
• ¿Es seguro el lugar de realización de la conferencia?
• ¿Tiene el sitio un servicio de seguridad propio?
• ¿Hay guardias en la entrada principal?
• ¿Habrá una patrulla por el perímetro del sitio?
• ¿Es posible invitar a personal contratado de una organización de renombre que esté entrenada para ofrecer resistencia a una persona o a una muchedumbre inadecuadas?
TRANSPORTE Y ALOJAMIENTO
• ¿Hay algún hotel cerca del sitio de la Conferencia para los huéspedes de otras ciudades?
• ¿Habrán autobuses para transportalos del lugar de residencia al lugar de la Conferencia? Esto es particularmente relevante si el evento dura varios días.
• ¿Hay opciones especiales (recepción, transferencia) disponibles para los invitados VIP que llegan del aeropuerto?
ACTIVIDADES ANTES Y DESPUÉS DEL EVENTO
La organización de conferencias es sólo otra forma de aumentar las ventas. Por lo tanto, su lista de control debe ir más allá del evento real: interesar unos días antes de la Conferencia, animar la lealtad y mantener a los clientes/socios después. Defina por adelantado de qué manera usted interactuará con su audiencia fuera de la Conferencia. Esto pueden ser:
• Concursos con premios en redes sociales (por ej. entradas gratuitas como premios)
• Descuentos después de la actividad como regalo y gratitud por la asistencia a la Conferencia
• Cuenta regresiva: crea mini eventos para generar el ambiente de espera del evento
• Encuestas para evaluar el nivel de satisfacción con la actividad.
Search
Déjame encontrar el lugar perfecto para ti!
