Guía Rápida Para Los Especialistas En Eventos

La lista de conocimientos, habilidades y deberes de un buen especialista en eventos es casi interminable: Desde la capacidad de crear y planificar un tema interesante, analizar los precios y las ofertas de los suministradores y las habilidades para resolver situaciones conflictivas y la capacidad de encontrar la mejor solución en el último minuto. Y esa lista constantemente crece.

La situación actual en el mercado de los servicios de eventos en España, en general es la siguiente:

• la competencia entre especialistas en eventos se recrudece constantemente
• Cada vez más empresas aumentan su presupuesto porque quieren solicitar los servicios sólo a profesionales y entrenadores competentes.
• como promedio, 1 persona asiste a cerca de 5 eventos por año

Sí, ahora es necesario trabajar el doble, pensar y estudiar para atraer al público adecuado. Por eso hoy, he preparado una pequeña guía práctica para aquellos que pretenden desarrollar los servicios de eventos en España y para cumplir con éxito el reto principal de permanecer siempre un paso al frente.

CÓMO MANTENERSE SIEMPRE UN PASO AL FRENTE Y NO VOLVERSE LOCO

1. Elegir el lugar adecuado

La capacidad de elegir el lugar adecuado es la mitad del éxito. El lugar ideal para el evento debe corresponderse con el tema del evento, tener suficiente espacio para cada huésped y el equipamiento necesario, tener una cocina y servicios de alimentación pública cerca.

Pero hay algunos otros puntos que son muy importantes.

Si el valor de tu evento es lo suficientemente grande, la gente vendrá, aunque tenga que cruzar el océano. Y el principal desafío aquí, es elegir un lugar que esté disponible para la mayoría de tus clientes potenciales. Este enfoque ofrece muchos beneficios adicionales.

2. Sitio web del evento

Un sitio web creado especialmente para tu evento aumenta la conversión y ofrece muchos beneficios adicionales.

Tienes el control total del sitio y ves claramente la conversión con relación al evento y su temática, y no el interés general en tu sector y en el contenido del sitio web de tu empresa. La gente vino a conocer los detalles del evento, una parte de ellos seguramente se registra, y tú recibes información para el análisis.

Durante la creación del sitio web para el evento es necesario supervisar de cerca algunos elementos y funciones. En primer lugar, debe incluir el nombre de la actividad y toda la información importante sobre ella: fecha exacta, hora, ubicación. Esta información debe ser visible enseguida y verse con precisión, claramente, para que los clientes potenciales no tengan que adivinar si tendrán tiempo de visitar tu evento o no.

Seguro que tienes en el sitio web un botón “Registrarse ahora”. Coloque botones de ese tipo no sólo en la página principal, sino también en otras secciones de alto tráfico. Si lo haces de esa manera, le ahorrarás a los visitantes del sitio la necesidad de deambular largo rato intentando reservar un lugar en tu evento.

Hay otra cosa importante: El 90 por ciento de los participantes en los mas diversos eventos indican que lo más importante en cualquier evento es la posibilidad de aprender. Así que incluye sin temor en el contenido del sitio citas de los líderes de la industria y de celebridades que están relacionados con el tema. Y no te olvides de mostrar las ideas y proyectos que fueron inspirados por las celebridades.

3. Email-marketing

Crea una lista de mensajes de correo electrónico, los clientes potenciales que han mostrado interés no siempre se registran inmediatamente. ¿Qué hacer con esto? ¡ Obtener su dirección de correo electrónico y demostrarles que tu evento es útil!

Sí, el correo electrónico sigue siendo una plataforma importante para atraer participantes al evento. En la esfera del entretenimiento y los eventos, las cartas de marketing reciben 21,21% Cde(cartas abiertas por los destinatarios)2,33% de CTR (clics). De hecho, el correo electrónico es una de las pocas herramientas que permite a los marketólogos personalizar los mensajes. Para ampliar la lista de clientes interesados (que aún no se han definido), tienes que crear y optimizar tu formulario de pedido. Sin él, te será difícil convencer a la gente de que deje su dirección de correo electrónico.

Golpea con un titular brillante. Especifica lo que el cliente recibe si deja su dirección de correo — esto podría ser un informe de eventos, un código de descuento, una invitación a un seminario web con uno de sus presentadores.

Es deseable que el número de campos de su formulario sea el menor posible, para obtener la información más importante (nombre completo, dirección de correo electrónico del cliente potencial), son suficientes 3-4 campos. Si tiene más de cuatro campos, eliminar uno de ellos puede aumentar los ingresos de su actividad. ¡ Es conocido el caso de la empresa Expedia, cuando la eliminación de un campo permitió aumentar el beneficio en 12 millones de dólares!

Y otra cosa: asegúrate de agregar al final del formulario, una exhortación inspirada a la acción. ¿Qué tú quieres, que los visitantes adivinen dónde hacer clic para enviar su dirección? Para obtener mejores resultados, usa sugerencias visuales, flechas y etc.

4. Redes sociales

La promoción de tu evento en las redes sociales es importante. Si tú no publicitas tus servicios de eventos en España a través de las redes sociales, ¡eso hay que remediarlo urgentemente!.

2.100.000.000 de personas en todo el mundo usan activamente las redes sociales, ¿tú crees realmente que tu audiencia está ausente allí?

¿Cómo encontrar y atraer a tus clientes? Usa etiquetas (hashtags). Si quieres promocionar tu evento en Instagram o Twitter, crea eventos hashtag y utilízalos en todas tus cuentas y posts temáticos.

Cuando pongas el hashtag, puede animar a los suscriptores y visitantes a utilizarlo también. Por ejemplo, para organiza un concurso. Las condiciones pueden ser muy sencillas: hacer una foto o vídeo sobre un tema un tema determinado y compartirlo. Importante: Asegúrate de que el hashtag está entre los requisitos para participar en el concurso.

No sucumbas a la tentación de utilizar las redes sociales para ventas. En cambio, concéntrate en darle a tu evento un “rostro humano”. Muestra la vitrina y el proceso “detrás del telón”: tu equipo, un descanso en el proceso de preparación del evento, el momento de la lluvia de ideas, añade vídeo con la participación de los oradores, etc

5. Boletín informativo

La mercadotecnia eficaz con utilización del correo electrónico es una campaña multi-etapa. Se puede comenzar con un boletín informativo semanal que combine algunos de los detalles del evento con otro contenido del mismo tema. En el siguiente envío, puedes mostrar un podcast o un post de invitado de uno de los oradores. A continuación, añade información sobre descuentos para animar a los suscriptores indecisos a registrarse.

Sea cual sea la fase en que te encuentres, existen prácticas especiales que permiten verificar que tus cartas han sido leídas.

Encabezamiento de la carta: utiliza un tema interesante. Las investigaciones demuestran que el 33% de los suscriptores abren el correo electrónico sólo porque están interesados en el tema de la carta. El mensaje real es irrelevante, si el tema principal (del encabezamiento) está en todas partes. Personaliza la línea de asunto y crea un sentido de urgencia, sobre todo si el evento tendrá lugar dentro de unos días o semanas.

Ofrece al destinatario de la carta una buena razón para visitar el evento. Comida inusual y bebidas originales son algo muy bueno, pero es necesario algo más importante para convencer a la gente a venir. ¿Tendrás un segmento de red? ¿Tal vez habrá un experto famoso entre los oradores? ¿O puede ser que presentarás un nuevo producto o tecnología? Si es así, debes señalarlo en la carta.

Y recuerda especificar los detalles importantes: la hora, fecha y el lugar exacto del evento. ¡ Y, por supuesto, sus invitaciones por correo electrónico debe terminar con un fuerte llamamiento a la acción!

6. Después del evento

Después del evento, ¿crees que finalmente puedes relajarte y divertirte? ¡De ningún modo!. Tú tienes clientes, y los clientes tienen expectativas. Y una de las formas probadas de determinar si su evento cumplió su cometido, es llevar a cabo una encuesta después del evento.

La primera regla de las post-encuestas es: deben ser simples y concisas. Si tienes 48 preguntas, se puede decir que todo está mal: los participantes del evento están cansados, y lo último que quieren hacer es sentarse frente al ordenador y rellenar su perfil. Así que trata de limitarte a 10-12 preguntas, cuanto menos, mejor.

¡ Evita las preguntas preconcebidas! Si preguntas, “¿Fue muy asombroso nuestro evento?”, probablemente serás alabado, eso es agradable, pero lo que necesitas es resultado real. Así, en ningún caso obtendrás información fidedigna sobre los propios aciertos y errores y no serás capaz de tomar en cuenta la experiencia de hoy para los eventos futuros.

Mejor haz preguntas sobre las cosas que realmente son importantes. Lo más sencillo es pedir que valoren tu evento por una escala de cinco o diez puntos, lo que te dará una breve descripción de lo satisfechos que quedaron los invitados.

Asegúrate de incluir las preguntas relacionadas con tus indicadores personales de éxito. Redes sociales, programa de shows, selección de oradores; con las preguntas correctas, encontrarás cómo puedes crear un evento mejor y con mayor participación la próxima vez.

7.Dí gracias

Dí gracias, en tu blog, en el sitio web, en las redes sociales, agradece a todos los involucrados en la actividad y muestra el contenido creado por los participantes del evento. Recuerda, todo salió bien porque hubo gente: participantes, patrocinadores, exponentes y oradores. ¡ Así que no contengas tu gratitud!

Además, los correos electrónicos, esta vez con agradecimientos te dan otra, nueva oportunidad de contacto: Puedes promover tus próximos eventos o recibir una retroalimentación importante.

Al decir “gracias”, puedes hacer algo mejor: Envía un mensaje-agradecimiento combinado con UGC (user-generated content, contenido creado por los participantes del evento). Esto pueden ser películas, fotos, opiniones, tweets, o cualquier tipo de contenido creado por los miembros del evento. Y puedes demostrar el contenido creado por un usuario para tu evento. Y/o dar los enlaces a él – el 92% de los consumidores de servicios reciben información unos de otros, así que el contenido creado por los usuarios será útil a los demás al momento de tomar decisiones. Así que cuando envíes un correo electrónico con agradecimiento, incluye sin falta imágenes, opiniones y otras partes del contenido de usuarios.

Otra buena opción: Utiliza el correo electrónico para iniciar un concurso después del evento, donde los usuarios presentan las mejores fotos o vídeos que crearon durante tu evento.

Esto ayudará mucho a que su evento sea popular. ¡ Aún más, puedes usar UGC para mostrar a aquellos que no visitaron tu evento, lo que se han perdido! ¡ Posiblemente esto los convenza de registrarse la próxima vez!