КАК ОРГАНИЗОВАТЬ КОНФЕРЕНЦИЮ В ИСПАНИИ: ПОШАГОВЫЙ ПЛАН

Организация конференций требует усилий и постоянной сосредоточенности, особенно если мероприятие происходит в другой стране. Однако если вы подходите к этому вопросу организованно, то все пройдет «на ура». Как и в любом другом деле, здесь существуют свои приемы, позволяющие провести конференцию на высоком профессиональном уровне. Вот небольшой список контрольных вопросов, который позволит вам не выпускать из поля зрения все ключевые элементы и провести вашу конференцию на высоком профессиональном уровне.

Как выбрать место для конференции

Этот пункт требует особого внимания, поэтому ему мы отведем почетное первое место. Ваш контрольный список вопросов, посвященный выбору и аренде помещения, должен включать следующее:

• Это вписывается в бюджет конференции?
• Есть ли разница в стоимости аренды в зависимости от времени года, сезонности и т.д.?
• Объект доступен в день мероприятия?
• Соответствует ли стиль и декор уровню, тематике и стилю мероприятия?
• Есть ли лекционный зал? (это необходимо, если вы планируете размещение презентации)
• Какова максимальная вместимость?
• Насколько свободен доступ и какие удобства предусмотрены для людей с ограниченными возможностями?
• Имеются ли дополнительные помещения? (Вам могут понадобиться отдельные комнаты для проведения различных семинаров, брифинга или размещения VIP-гостей)
• Предоставляет ли выбранная площадка мебель (стулья, столы) и аудиовизуальное оборудование, или мне нужно будет арендовать эти предметы в другом месте?
• Есть ли места для парковки? Как быть с опоздавшими – им придется парковаться на другой стороне улицы или преодолеть несколько кварталов пешком?
• Имеется ли кухня или бар?

Нужна помощь в выборе места для конференции в Испании? 
напишите или позвоните нам! 
Наши эксперты подберут вам идеальную площадку. 
Услуга бесплатная для вас.

Как составить тайминг конференции?

В вашем списке обязательно должен быть расписан тайминг (временнАя шкала). Постарайтесь предусмотреть запас времени для каждого вида деятельности – всегда возможны задержки, технические неувязки, опоздания и т.п., и если вы рассчитали, что, например, презентация займет 20 минут, запланируйте 30. Общий план выглядит примерно так:

• Открытие/представление участников
• Воркшоп, выставка-продажа
• Выступление приглашенных докладчиков
• Кофе-брейк / обед
• Презентация продукции
• Закрытие
• Прощальный банкет (вечеринка)
• При необходимости каждая из этих точек может быть разбита на еще более мелкие элементы, т.е. по каждому пункту у вас получится отдельный мини-список. Например, расписание презентации:
• Представление: 5 минут
• Ознакомление с продуктом: 10 минут
• Рассказ об опыте использования продукта: 10 минут
• Слайд-шоу с подробными характеристиками продукта и описанием: 20 минут
• Ответы на вопросы: 5 минут

Как выбрать ведущего конференции?

Вести конференцию может профессиональный оратор, работающий по найму (но он обязательно должен хорошо разбираться в вашей теме), или один из ваших сотрудников, умеющий уверенно выступать перед аудиторией. Ваши контрольные вопросы:

• Будет ли приглашенный ведущий?
• Является ли этот человек авторитетной фигурой, которая хорошо известна и уважаема в отрасли?
• Должен ли этот человек получать вознаграждение за время, уделенное моей конференции?
• Откуда этот человек будет добираться до места конференции? Сколько будет стоить его проезд и проживание?
• Насколько хорошо этот человек знаком с вашей темой (бизнес-нишей)?
• Есть ли видео этого ведущего с его прошлых презентаций?
• Понадобится ли специальное (дополнительное) аудио-оборудование?

Реклама на месте

Очень важно грамотно подать свою фирму. Как только вы выйдете на площадку, всем должно быть понятно и очевидно, какая компания проводит мероприятие. Название вашей фирмы и ее логотип должны появляться в различных видах и модификациях. Возможные варианты:

• Традиционные баннеры и плакаты
• Цифровые рекламные дисплеи
• Флаеры, брошюры и каталоги
• Частое упоминание докладчиков и докладчиков
• Демонстрация в социальных сетях и/или через цифровой экран

Как работать со спонсорами?

Главный вопрос: что ваш корпоративный спонсор получает от финансирования вашей конференции? (Как правило, это оговаривается заранее. Создайте контрольный список, чтобы обеспечить выполнение всех требований спонсора)

• Как будет показан логотип спонсора?
• Будет ли он появляться рядом с вашим собственным на флаерах, баннерах и цифровых вывесках?
• Будет ли логотип спонсора также появляться на рекламных сувенирах (канцелярских принадлежностях) и других подарках?
• Будет ли выделен стенд для спонсора?
• Будет ли у спонсора собственная презентация?

Как организовать питание во время конференции?

Минимальный набор для конференции – фуршет из легких закусок. Но если позволяет бюджет, вы можете выбрать питание для гурманов или даже буфет с самообслуживанием. В любом случае, вы должны иметь четкое представление о том, еда какого типа вам требуется и/или будет доступна:

• Должна ли эта еда соответствовать особым диетическим потребностям?
• Будет ли алкоголь?
• Будет ли десерт?
• Каким будет набор закусок?
• Будет ли закуски поданы в специальной (одноразовой) таре, чтобы посетители могли унести закуску с собой?
• У места проведения есть кухня, чтобы подогреть блюда перед подачей?

Безопасность

Безопасность имеет первостепенное значение. Если существует возможность, что кто-то из участников может пострадать, то стоит подумать о юридических и репутационных последствиях.

• Нужно ли на вашей конференции присутствие сотрудников службы безопасности?
• Насколько безопасно место проведения?
• Имеется ли у места проведения своя служба безопасности?
• Есть ли охрана у главного входа?
• Будет ли патруль по периметру площадки?
• Возможно ли пригласить наемный персонал из авторитетной организации, обученный грамотно противостоять неадекватному человеку или толпе?

Вопросы по транспорту и проживанию гостей конференции

• Имеются ли отели рядом с местом конференции для иногородних гостей?
• Будут ли автобусы, чтобы перевезти их между местом проживания и местом конференции? Это особенно актуально, если событие охватывает несколько дней.
• Предоставляются ли специальные опции (встреча, трансфер) для VIP-гостей, прибывающих из аэропорта?

Действия до и после события

Организация конференций – это просто еще один способ для увеличения продаж. Поэтому ваш контрольный список должен выходить за рамки фактического события: заинтересовать за несколько дней до конференции и поощрить лояльность и удержать клиентов/партнеров после. Заранее определите, какими способами вы будете взаимодействовать со своей аудиторией вне конференции. Это могут быть:

• Конкурсы с призами в социальных сетях (например, бесплатные билеты в качестве призов)
• Скидки после мероприятия как подарок и благодарность за участие в конференции
• Обратный отсчет – создание мини-событий для формирования атмосферы ожидания события
• Опросы для оценки уровня удовлетворенности мероприятием.